Tous les copropriétaires ne peuvent pas se libérer le jour de l’assemblée générale. Depuis 2018, ils n’ont plus à choisir entre se déplacer et renoncer à voter : la loi leur permet de voter par correspondance, en amont, sur chaque résolution inscrite à l’ordre du jour. Pour le syndic bénévole, ce dispositif est à la fois une obligation à respecter et un bon moyen d’augmenter la participation. Encore faut-il en maîtriser les règles, car quelques pièges guettent le formulaire mal rempli ou reçu trop tard.

Un droit ouvert par la loi ELAN

Le vote par correspondance a été introduit par la loi ELAN du 23 novembre 2018, qui a modifié l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965. Ses modalités précises ont ensuite été fixées par le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020, et le modèle de formulaire par un arrêté du même jour.

Le principe est simple : chaque copropriétaire peut voter à distance, avant la tenue de l’assemblée, sur les résolutions telles qu’elles figurent dans la convocation. Il exprime, pour chaque question, son vote « pour », « contre » ou « abstention ». Ce mode de participation vient s’ajouter — sans les remplacer — aux deux autres possibilités classiques : la présence physique et la représentation par un mandataire muni d’un pouvoir.

Pour le syndic bénévole d’une petite copropriété, c’est un levier précieux : il permet de recueillir la voix des copropriétaires empêchés et, souvent, d’atteindre plus facilement les majorités requises.

Le formulaire obligatoire

C’est le point à ne pas manquer : le formulaire de vote par correspondance doit obligatoirement être joint à la convocation de l’assemblée générale. Cette obligation s’applique même lorsque la copropriété prévoit par ailleurs une participation en visioconférence. Oublier de joindre le formulaire est une irrégularité qui fragilise la convocation.

Le formulaire suit un modèle réglementaire. Le syndic peut l’adapter et le compléter (notamment en y reprenant l’intégralité des résolutions de l’ordre du jour), mais il ne peut supprimer aucune des mentions prévues par le modèle. Il doit notamment rappeler l’adresse de la copropriété, ainsi que la date, le lieu et l’heure de l’assemblée.

Concrètement, le formulaire reprend chaque résolution, avec pour chacune trois cases : pour, contre, abstention. Le copropriétaire coche, date et signe. Un formulaire signé mais sans indication de vote sur une résolution vaut, pour cette résolution, abstention.

Délai et transmission

Le formulaire complété doit être réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l’assemblée. Ce délai est impératif : un formulaire arrivé le jour même, ou la veille, ne peut pas être pris en compte.

En revanche, la loi n’impose aucune forme particulière pour l’envoi, précisément afin de favoriser la participation. Le copropriétaire peut donc transmettre son formulaire :

  • par lettre simple ;
  • par remise en main propre ;
  • ou par courrier électronique, à l’adresse indiquée par le syndic.

Cette souplesse est un atout, mais elle impose au syndic bénévole de surveiller sa boîte aux lettres et sa messagerie dans les jours précédant l’assemblée, et d’accuser réception de chaque formulaire pour éviter toute contestation ultérieure sur la date d’arrivée.

Le piège de la résolution amendée

C’est la subtilité la plus mal connue du dispositif, et celle qui déçoit le plus souvent les copropriétaires. Lorsqu’une résolution est modifiée (amendée) en cours d’assemblée, le texte finalement soumis au vote n’est plus tout à fait celui qui figurait sur le formulaire.

La loi tranche : le copropriétaire qui avait voté « pour » par correspondance sur la version initiale est alors assimilé à un défaillant pour cette résolution amendée. Autrement dit, son vote favorable ne compte pas sur le texte modifié — on considère qu’il n’a pas approuvé ce nouveau contenu.

Cette règle a une conséquence pratique importante pour le syndic bénévole : mieux vaut préparer des résolutions claires et abouties dès la convocation, pour limiter les amendements en séance. Chaque modification en direct « neutralise » les votes par correspondance favorables et peut faire échouer une résolution qui aurait été adoptée sur son texte d’origine.

Le dépouillement

Le jour de l’assemblée, les votes par correspondance sont intégrés au décompte comme les votes exprimés en séance. Pour chaque résolution, le syndic (ou le secrétaire de séance) additionne les voix « pour », « contre » et « abstention » issues des présents, des représentés et des formulaires reçus dans les délais.

Les copropriétaires ayant voté par correspondance sont comptés comme participants à l’assemblée et doivent figurer sur la feuille de présence, dans une rubrique dédiée. Le procès-verbal doit refléter fidèlement ces votes, résolution par résolution. Un dépouillement soigné, appuyé sur une feuille de présence complète et un procès-verbal précis, sécurise l’assemblée et écarte les contestations.

Ce que doit faire le syndic bénévole

En résumé, pour un vote par correspondance sans faille :

  • Joindre systématiquement le formulaire réglementaire à la convocation, sans en retirer aucune mention.
  • Reprendre l’intégralité des résolutions de l’ordre du jour sur le formulaire, dans leur rédaction exacte.
  • Indiquer clairement l’adresse (postale et e-mail) où renvoyer le formulaire, et le délai des trois jours francs.
  • Accuser réception de chaque formulaire et noter sa date d’arrivée.
  • Soigner la rédaction des résolutions en amont pour éviter les amendements qui neutraliseraient les votes reçus.
  • Reporter fidèlement les votes par correspondance sur la feuille de présence et le procès-verbal.

Bien utilisé, le vote par correspondance renforce la légitimité des décisions et la participation. Pour préparer une assemblée complète et conforme, appuyez-vous sur nos ressources dédiées à la tenue de l’assemblée générale et, si vous souhaitez sécuriser durablement votre gestion, découvrez nos outils gratuits pour le syndic bénévole.